Tämä on Oulun Voimisteluseura ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
- Rekisterinpitäjä
Oulun Voimisteluseura ry, 1076721-3. - Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Seuran varapuheenjohtaja, Riitu Ruokamo, riitu.ruokamo@ovos.fi. - Rekisteröidyt
Rekisteri sisältää Oulun Voimisteluseura ry:n (myöhemmin ”seura”) toimintaan liittyvien jäsenten ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. - Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Tietoja käytetään myös rekisterinpitäjän järjestämien koulutusten ja tapahtumien osalta myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointiin ja tiedotukseen.
Henkilötietojen käsittely perustuu:- Rekisterinpitäjän lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
- Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
- Markkinointirekisterin osalta rekisteröinti perustuu suostumukseen.
- Yhteistyökumppanien osalta rekisteröinti perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
Rekisterinpitäjä ei anna tietoja kolmansien osapuolien käytettäväksi markkinointitarkoituksiin.
- Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään rekisterinpitäjän jäsenten ja luottamushenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen sekä toiminnan dokumentointiin ja tilastointiin liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:- Etu- ja sukunimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Syntymäaika (pp.kk.vvvv)
- Sukupuoli
- Luvat (mm. markkinointi- ja viestintäluvat)
- Jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot
- Kuvien julkaisulupa rekisterinpitäjän markkinointi- ja viestintätarkoituksissa
- Ilmoittautumiset ja läsnäolo tunneilla
- Lisenssi- ja vakuutustiedot
- Palkanmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus ja verokortti
- Elintärkeän edun eli terveyden kannalta tarpeelliset allergia-/erityisruokavaliotiedot (tapahtumia, leirejä ja koulutuksia varten)
- Hallituksen jäsenten osalta henkilötunnus
- Tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään. - Rekisterin suojauksen periaatteet
Digitaalisesti käsiteltäviin henkilötietoihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- tai luottamustehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja. Henkilötietoja käsittelevät seuratoimijat ovat allekirjoittaneet tietosuojaohjeen. - Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille. Poikkeuksena osallistujalistan luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Hoika Oy:n Hoika) sähköistä jäsen- ja ilmoittautumispalvelua, jonka kautta rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia ja jäsenviestintää. Henkilötiedot luovutetaan jäsenrekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. - Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Oulun Voimisteluseuran jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Kirjanpitolainsäädännön vaatimukset huomioidaan mm. laskutustietojen säilytyksessä.
Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Yhteistyökumppaneiden tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuoden ajan sopimuksen päättymisestä. - Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Oulun Voimisteluseuran oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
- Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Seura voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Seura voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
- Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti. - Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. - Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 6.7.2025.